Club Management de Projet

Récemment, j'ai participé avec des clients à un débat très passionné concernant... la ligne brisée, voire même la double ligne brisée !

Cette méthode est quelque peu désuète et je m'étonne toujours de rencontrer quelques très rares - mais vifs - défenseurs !

Pour ceux qui ne connaissent pas, ma discussion ne les intéressera pas, mais pour ne pas les laisser de côté, je vais expliquer très briévement ce que sait. Mais mon conseil est malgré tout de ne pas trop vous y intéresser car c'est une vieille méthode - qui date de l'ère pré-informatique - que plus personne n'utilise et que seuls quelques irréductibles continuent de prôner.

Qu'est-ce que la ligne brisée (la ficelle) ?
Tout d'abord, cette méthode est née du temps où, pour marquer l'avancement, on utilisait des punaises sur un planning et on reliait le punaises par une ficelle. A l'époque, pas d'imprimante, pas d'ordinateur, une mise à jour complète était laborieuse.
En fait, il s'agit le plus simplement du monde de reporter pour chaque tâche sur le planning de référence une barre d'avancement - représentation graphique du pourcentage d'avancement - cette barre débute donc à la date de début planifiée et non à la date de début réel. Ensuite pour que ce soit visuel, on relie (par un crochet ou un créneau) le point de fin de la barre d'avancement à la verticale marquant le jour auquel on fait l'avancement. Ainsi marque-t-on l'écart entre l'avancement et le jour de "mise à jour". Dans le meilleur des mondes, la fin de la barre d'avancement et le jour de "màj" devrait correspondre - c'est-à-dire que l'on n'observe pas de décalage. Et donc la ligne verticale ne devrait pas être brisée mais bien verticale. Autrement dit, toutes les fins de barre d'avancement devrait être sur la verticale du jour de "màj" - toujours dans le meilleur des mondes. Donc si ce n'est pas le cas, c'est qu'il y a dérive ! en positif ou en négatif ? ... c'est évident ! Et c'est là où le bas blesse lorsqu'on interprête l'écart.

Qu'est-ce que la double ligne brisée ?
On fait deux avancements à 2 dates de màj différentes et on compare les 2 lignes brisées pour voir la progression des écarts.

Pour ma part, c'est une méthode qui est assez dangereuse ; car si elle paraît simple et élégante de prime abord, elle induit en erreur si on ne maîtrise pas toujours les notions que l'on manipule. En fait, c'est une représentation qui est destinée à rendre compte très simplement à des clients (qui ne sont pas nécessairement - et c'est bien normal - spécialistes en la matière) de l'avancement d'un projet. Or l'interprétation est beaucoup plus compliquée qu'on veut bien le croire ; ce qui conduit le client à un raisonnement simple et... faux.

Et je dirai même "pire encore" : est-ce que la ligne brisée, d'un point de vue planification de projet, a vraiment un sens ? Je pense que non, par définition même.

D'ailleurs, on ne la trouve nulle part dans le PMBOK... qui explique à juste titre que l'étude des écarts se fait sur les dates et non sur l'avancement !

En effet, en planification, on compare les dates réelles avec les dates planifiées. Mais comparer un avancement sur des dates planifiées, c'est comme additionner des choux avec des carottes... sauf que ce n'est pas si évident de s'en rendre compte, hélas.

Le plus effarant, c'est que certains ont un discours du type "nous savons que cette méthode nous donne un résultat faux mais elle est tellement visuelle et pratique que nous préférons l'utiliser quand-même." C'est comme préférer une montre digitale qui n'est pas à l'heure à une montre à aiguille qui donne l'heure. Allez comprendre !

Finalement, je terminerai par ce qui me dérange le plus : c'est que cette ancienne méthode est parfois inculquée à des "jeunes" qui ont d'autres méthodes (justes, elles...) en leurs expliquant que dans le métier c'est comme ça qu'on fait ! C'est plus efficace, plus rapide et plus visuel. Les autres méthodes ne convaincront pas le client. Pour la peine, je me retrouve parfois avec des jeunes qui tiennent mordicus le même discours que leurs aïeux. Je regrette vraiment que "les jeunes" soient parfois pervertis de la sorte. C'est une régression fort dommage puisque "les jeunes" sont là pour apporter les nouvelles méthodes avec leur "oeil neuf". C'est un cas qui fait exception à la règle qui dit que "rien ne remplace l'expérience". Je rajouterai "sauf quand cela freine le progrès". |-(

Après quelques temps d’absence suite à mon souhait d’élargir mes horions professionnels, je vous propose un premier retour d’expérience sur l'une des méthodes que j’utilise chaque jour pour organiser, piloter, conduire et bien sur réussir les projets de mes clients.

La conduite efficace d’un projet d’organisation passe tout d’abord par de « l’organisation ». Il existe différentes écoles qui chacune apporte satisfaction. Mais alors, que choisir ? Et surtout comment faire ???

Mes outils de travail sont simples : un scanner et un ordinateur portable. Ayant répondu à la question « que choisir », la question primordiale est donc maintenant de savoir « comment faire ».

La réponse est aussi simple que la première. Elle se résume par la « dématérialisation » de l’information, ou si vous préférer la conduite de projet sans papier. Cette approche permet de :

• Ne pas faire d’impasse, i.e d’être en possession de toutes les informations nécessaires pour valider les « indispensables » par toutes les personnes concernées ou impliquées,
• Garder une trace hiérarchisée des points, problèmes, solutions et décisions évoquées,
• D’augmenter votre efficacité dans le traitement de la multitude d’informations composant un projet,
• D’améliorer votre réactivité et donc de vous permettre de prendre les bonnes décisions au bon moments,  
• Raccourcir les délais de vos projets.
• …etc.

« Ah mince, je l’avais pourtant noté quelque part… » … « Sur quelle page ? » … « Dans quel document ? » … Si vous êtres souvent confrontés à des situations identiques, je vous propose ci-dessous quelques règles simples pour structurer votre travail.

Règle 1 : Enregistrer les données au format électronique

• Scanner vos documents (devis, fax, …),
• Enregistrer vos emails au format message (ex : format « .msg » sous Outlook par la commande fichier/Enregistrer sous) et les pièces jointes associées

• De conserver et de sauvegarder vos données, i.e donc de ne jamais les perdre ;
• De ne plus à avoir à transporter des dossiers volumineux.

   

• Créer des dossiers pour organiser des données de vos projets par thèmes (planning, plans, compte rendu, budget, …etc) et par lots (gros œuvre, sprinkler, …etc).
• Classer vos fichiers soit par date, soit par numéro ou les deux.

Vous pourrez ainsi non seulement retracer l’historique des échanges mais également retrouver aisément vos données.

Messieurs Mathieu DURAND et Daniel OLIVEIRA mettent à jour et se communiquent mutuellement par emails les informations relatives au suivi budgétaire du projet « Conditionnement » de leur société entre le 12 septembre et 12 novembre 2006.

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• Date de création ou d’enregistrement document ou de l’email (ex : 2006 09 12). Il est important de positionner les « mois » avant les « jours » afin que le classement puisse se faire de manière chronologique.
• Prénom Nom de l’expéditeur de l’email ou du créateur du document (ex : D.OLIVEIRA)
• Prénom Nom du destinataire de l’email (ex : M.DURAND)
• Objet de l’email et du document (ex : Suivi budgétaire). Il est de bon augure de faire correspondre l’objet de l’email au nom du document.
• Version du document (ex : v1)
• Numéro de l’échange. (ex : (5) ). Dans le cas ou des emails sont envoyés et/ou reçus le même pour jour entre deux collaborateurs (cas typique de la question pour l’un et de la réponse pour l’autre, il peut être parfois utile de pouvoir revenir sur la chronologie échanges) .

Vous constatez ci-dessous le soin apporter à l’organisation des emails et pièces jointes associées (documents Excel) permettant de retrouver aisément les données échangées.

Cette méthode est simple, efficace et très utile; alors pourquoi ne par l'essayée?

Bon test.

Daniel OLIVEIRA, co-responsable 

Je vous invite vivement à lire l’article « Les écueils du management par projet », paru aujourd’hui dans le quotidien La Tribune.

Bonne lecture.

Daniel OLIVEIRA, co-responsable

Piloter un projet, un programme n’est pas une chose facile : plan de management des risques,  plan de gestion des modifications (gestion des délais, de la charge et des coûts), plan de management de la qualité (organisation, procédures, moyens, ressources requises, …), plan de management de la communication, plan de gestion des problèmes, reporting, etc…

Bonjour à tous,

Aujourd'hui, j'ai pu assister aux différents séminaires de la première journée, plus particulièrement :

• Comment mieux maîtriser ces projets ? (Jean ELLEGOET, Directeur d'Op'Team)
• Maîtriser le coup de vos projets... à moindre coût (Jacques BOGAERT, Associé, Cabinet VALUTIS)
• Comment capitaliser efficacement les retours d'expérience ? (Jean-Michel MONIN, DG délégué de KnoWings)
  

Ces séminaires sont toujours intéressants. Ils ont le mérite d'ouvrir les portes vers des méthodes (pas forcément connues de tous) souvent éprouvées par les expériences des conférenciers. On sent que certian auditeurs profitent de ces séminaires pour analyser leurs méthodes de travail, voir se qui se fait, communiquer sur leurs difficultés, etc.

Il est aussi important de souligner les points de dysfonctionnement des organisations qu'ils soient au sein du projet ou de l'entreprise. Les identifier, c'est parfois avoir déjà résolu le problème. J'ai trouvé les méthodes simples et efficaces.

Ces séminaires soulèvent aussi un certain nombre de questions auxquelles on propose des perspectives de réponses.

Certes, je ne suis pas non plus d'accord avec tout ce qui a été dit. Premièrement, parce qu'il faut adapter ces méthodes à ses projets, à son domaine d'activités, à sa façon de travailler, etc. Deuxièmement, il y a toujours plusieurs écoles... ("Ceux qui font comme ci et ceux qui font comme ça") Et on ne fait pas toujours partie de la même école que le conférencier.

Au plaisir de vous rencontrer demain aux RMP au Stand de PrimaFrance.

Rodolphe FALZERANA